A pályázat szervezői eddigi EKE naptárban megjelent fotókat nem fogadnak el. A fényképeket először kis méretben (max. 1 MB/fénykép, JPG formátum) kell feltölteni az EKE ftp-szerverére, melynek elérhetőségei a következők:: szerver: eke.ma; felhasználó: naptar; kulcsszó: naptar2013.
A feltöltendő file nevének tartalmaznia kell a szerző nevét és a fotó helyszínét a következő alakban: xxxxyyyy-zzzz.jpg, ahol: xxxx-a szerző neve, yyyy- a szerző EKE tagsági könyvének a sorszáma (amennyiben EKE tag), zzzz - a kép címe.
Az EKE kéri emailben megírni az eke@eke.ma címre a fotós nevét, elérhetőségét (email, telefon), valamint a feltöltött képek címét. Ugyanakkor ennek a levélnek tartalmaznia kell egy olyan egysoros nyilatkozatot is, amely szerint a szerző hozzájárul ahhoz, hogy a kép megjelenjen az EKE 2013-as naptárában.
A szerzőknek vállalniuk kell, hogy amennyiben fotóik kiválasztásra kerülnek és erről értesítést kapnak, egy héten belül a kiválasztott fotót nagy formátumban (20x30 cm, 300 dpi) méretben felmásolják az ftp-re és pár mondatos képaláírást csatolnak hozzá. Az eredeti nagy formátumú képek lehetnek .jpg, .tif vagy akár RAW formátumban is. A képaláírást a naptár szerkesztői átszerkeszthetik az egységes megjelenítés érdekében.
Beküldési határidő: 2012. május 15.
A képek kiválasztásának határideje: 2012. június 5.
A naptár megjelenési dátuma: a 2012-es Országos Vándortábor
Minden szerző, akinek a fotója megjelenik a naptárban, 3-3 darab tiszteletpéldányban részesül. A szerkesztők törekedni fognak arra, hogy lehetőleg minél több szerző fényképe megjelenhessen a naptárban.